Referat fra mødet i Samarbejdsforum den 15. december 2021

Referat af møde i Samarbejdsforum i Beskæftigelses- og Socialforvaltningen, Odense Kommune 

Mødedeltagere:

Forældrerepræsentanter; Amalie Nielsen, Randi Eilschou, Susanne Arnsted, Anja Gammelgaard Petersen, Lise Christiansen, Jesper Nellemann

Ungerepræsentanter; Kasper Skjoldaa, Maja Mørk

Udpeget af Danske Handicaporganisationer: Ib Poulsen (LEV)

Beskæftigelses- og Socialforvaltningen: Kirsten Haaning, Områdechef, Uddannelse 1, Jacob Knudsen, Områdechef, Uddannelse 2, Janni Ellegaard, Afdelingsleder, Ungerådgivningen 3, Lars Balle Jensen, Chefkonsulent (Referent)

1. Velkomst og introduktion af nyt medlem i Samarbejdsforum
   
   Kort præsentation af deltagernes baggrund
   
   

2. Introduktion til Odense Kommunes hjemmeside v. Mathilde Tykgaard, Odense Kommune
   
   

   Mathilde Tykgaard præsenterede opbygningen af Odense Kommunes hjemmeside og redegjorde for principperne bag hjemmesidens opbygning.
   
   

   Hjemmesiden er løbende under videreudvikling, og aktuelt er der bl.a. fokus på at forenkling ved bl.a. at reducere antallet af menuoverskrifter.
   

   Medlemmerne af Samarbejdsforum forespurgte, om det er muligt at oprette en fælles postkasse (e-mail) for Samarbejdsforum forankret i Odense Kommune.
   
   

   Forvaltningen redegjorde for, at dette ikke er muligt, bl.a. grundet GDPR-reglerne.
   
   

   Samarbejdsforum drøftede herefter muligheden for at oprette en hotmail-adresse, som kan tilgås af medlemmerne af Samarbejdsforum. Det blev aftalt, at medlemmerne af Samarbejdsforum arbejder videre med denne løsningsmodel.
   
   

3. Formidling af arbejdet i Samarbejdsforum 

   
   

   Der vil blive oprettet en underside til Samarbejdsforum og fremadrettet vil relevant materiale om Samarbejdsforum, herunder dagsordenener og referater fra møderne, være tilgængelige på undersiden.
   
   

   Mathilde Tykgaard redegjorde for, at langt de fleste borgere bruger Googles søgemaskine til at fremsøge emner og undersider på Odense Kommunes hjemmeside. Forvaltningen har derfor stort fokus på at søgeoptimere siderne ved at anvende gode søgeord og metatags.
   

   Det blev aftalt, at Samarbejdsforum sender inputs til søgeord og metatags til Mathilde Tykgaard til brug for det videre arbejde med undersiden til Samarbejdsforum. Inputs kan sendes til: mknie@odense.dk
   
   

   Medlemmerne af Samarbejdsforum arbejder aktuelt på at oprette en Facebook-gruppe i tilknytning til Samarbejdsforum. Der skal i den forbindelse udarbejdes bl.a. formålsbeskrivelse til FB-gruppen, retningslinjer for sprogbrug mv. Det blev aftalt, at medlemmerne af Samarbejdsforum arbejder videre med disse opgaver. Mathilde Tykgaard vil efter behov kunne bistå med sparring i arbejdet.
   

   
   

   Et medlem af Samarbejdsforum udtrykte bekymring for, om der med en Facebook-gruppe, hvor den enkelte borger skal godkendes som medlem, rammer bredt nok, og om borgere med meget få ressourcer ”tabes”. Det blev foreslået, at der oprettes en Facebookside med generel information om Samarbejdsforum, der desuden kan linke til Facebookgruppen.
   
   

   Det blev aftalt, at medlemmerne af Samarbejdsforum arbejder videre med Facebook-løsningerne.
   
   

4. Sparring om Cafémøde v. Kirsten Haaning, Odense Kommune
   
   

   Kirsten Haaning præsenterede den foreløbige plan for det kommende cafémøde den 10. februar.
   

   Der lægges op til, at arrangementet afholdes fra 16.00-18.00 som et åbent hus-arrangement, hvor deltagerne kan komme i hele tidsrummet.
   
   

   Der vil være et antal stande, hvor deltagerne kan få informationer om Odense Kommunes tilbud.
   
   

   Arrangementet afholdes på CSV på Rismarksvej, der har en stor kantine, hvor der er mulighed for at gå rundt til standene.

   
   

   Samarbejdsforum vurderer, at tidspunktet er fornuftigt, når der er mulighed for at komme i hele tidsrummet. Det er dog vigtigt at tydeliggøre det i tidspunktet, at man ikke nødvendigvis skal være der kl. 16.00, men at man kan komme i hele tidsrummet.

   Det er derudover vigtigt, at arrangementets titel er sigende ift. at kommunikere, at man på arrangementet kan få information og svar på spørgsmål. Samarbejdsforum understregede, at det generelt er vigtigt invitationen er tydelig og gerne indeholder billeder, der er sigende og giver modtageren de rigtige associationer. Der skal eksempelvis være billeder af, hvor arrangementet afholdes
   
   

   Samarbejdsforum gav derudover udtryk for, at det er vigtigt at formilde afholdelsen af arrangementet gennem kontaktpersoner eller efterværnsmedarbejdere.

   Det blev foreslået, at Pårørenderådgiverne fra Ældre- og Handicapforvaltningen deltager med en stand.

   Samarbejdsforum anbefalede, at der i informationsmaterialet til arrangementet gøres mere ud af at understrege, at livet er andet end uddannelse og pension – at der også kan være fokus på at få et arbejde, og at et job kan være vejen til uddannelse og ikke kun omvendt.
   

   Det blev aftalt, at Samarbejdsforum får tilsendt et udkast til invitationen og kommer med inputs til den inden den udsendes.
   
   

5. Børnesagsforløb og Tragtmodellen v. Janni Ellegaard, Odense Kommune
   

   Janni orienterede om Beskæftigelses- og Socialforvaltningens praksis for brug af tragtmodellen 
   

   Samarbejdsforum understregede, at det vigtigt at tydeliggøre dato for opfølgning og sikre, at de indgåede aftaler overholdes fra kommunens side. Derudover pegede Samarbejdsforum på, at samarbejdet mellem de forskellige afdelinger og forvaltninger er afgørende, særligt i sager om skolevægring.

   Forvaltningen kvitterede for bemærkningerne og gav udtryk for, at der er stort fokus på samarbejdet på tværs af forvaltninger, og at der særligt er fokus på samarbejdet med Skoleafdelingen i Børn- og Ungeforvaltningen.
   
   

6. Øvrige orienteringspunkter:

   - Status på sagsbehandlere i BSF

   Jacob Knudsen redegjorde for, at Beskæftigelses- og Socialforvaltningen den 1. juni 2021 overtog 25 medarbejdere fra Børn- og Ungeforvaltningen i forbindelse med implementeringen af det nye alderssnit mellem forvaltningerne. Efterfølgende har der været en del sygemeldinger og opsigelser. Det er dog vurderingen, at forvaltningen fra januar vil være tæt på fuld bemanding.
   
   - Status på handicaprådgivere i Odense Kommune
   
   Jacob Knudsen redegjorde kort for, at der er ansat to pårørenderådgivere. Der er mulighed for at de to pårørende rådgivere deltager på et kommende møde i Samarbejdsforum.
   
   - Status på arbejdet med kommunikation til borgerne (herunder beskeder i e-Boks)
   
   Jacob Knudsen redegjorde kort for, at der er ansat to pårørenderådgivere. Der er mulighed for at de to pårørende rådgivere deltager på et kommende møde i Samarbejdsforum
   
   Jacob Knudsen orienterede om, at forvaltningen kontinuerligt arbejder på at forbedre kommunikationen til borgerne. Eksempelvis pågår der aktuelt et arbejde med at forbedre indholdet af de brevskabeloner, der anvendes til kommunikationen med borgerne. I arbejdet er der bl.a. fokus på opsætningen af brevene, på at undgå forkortelser og indforståede begreber og sætninger at lovtekst er placeret mv.
   
   Forvaltningen har mange forskellige former for kommunikation med borgerne, og der er derfor mange brevskabeloner. Det tager derfor lang tid at revidere alle skabelonerne, men arbejdet er godt i gang. 
   
   - Orientering om beredskab med akutnummer med døgnbemanding
   
   Janni Ellegaard orienterede om mulighederne for at kontakte forvaltningen uden for almindelig åbningstid. Her skal der ringes til Odense Kommunes kontaktcenter som omstiller til Ungevagten.

7. Orientering om beredskab med akutnummer med døgnbemanding

8. Der er følgende forslag til dagsordenspunkter til kommende møder
   
   

   • Klarhed over, hvor man kan finde hjælp til hvad, fx sagsbehandler, PPR mv.
   • Pårørenderådgiver?
   • Workshop: Det hele liv
   • Efterværn
   • Uddannelse til børn der ikke har afsluttet eksamen