Odense Kommune er forpligtet efter GDPR til at give dig nogle informationer i forbindelse med vores brug af RoboRef i forbindelse med samtaler mellem dig og din sagsbehandler. Du kan i det følgende bl.a. læse om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, og hvad vi bruger dem til.

Du skal ikke gøre noget på baggrund af disse informationer, du får dem blot, fordi vi er forpligtede til at oplyse dig herom.

Hvad er RoboRef?

RoboRef er et computerprogram, som Odense Kommune bruger til at skrive referater af samtaler og møder i Beskæftigelses- og Socialforvaltningen.

Når du deltager i en samtale eller et møde, vil lyden blive optaget. Lydoptagelsen vil blive omdannet til tekst ved hjælp af en tale-til-tekst-algoritme (transskriberingsprogram), der ved hjælp af kunstig intelligens laver et udkast til et referat ud fra en lydoptagelse.

1. Hvorfor bruger vi RoboRef?

Når du har en samtale med en sagsbehandler i kommunen, skal vi lave et referat af samtalen. RoboRef er et digitalt værktøj, som letter arbejdet for den medarbejder, der skriver referat. Værktøjet gør det nemmere at lave en præcis og objektiv gengivelse af samtalen. Den person, der skriver referat af samtalen, kan ved hjælp af RoboRef være mere fokuseret under samtalen og efterfølgende bruge mindre tid på referatskrivning, hvorved der frigøres ressourcer til andre opgaver.

RoboRef laver udelukkende et udkast, som referenten derefter kvalitetssikrer og færdiggør. Der er ingen andre end sagsbehandleren på mødet, det kan tilgå referatet.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Til samtalen behandler vi almindelige personoplysninger, herunder fortrolige oplysninger om dig, såsom dit navn, adresse, CPR-nummer, familieforhold samt din stemme.

Vi behandler også følsomme personoplysninger, herunder helbredsoplysninger, såsom årsagen til at du er uarbejdsdygtig samt statsborgerskab/oprindelsesland.

Desuden behandler vi de personoplysninger om dig, der forekommer undervejs i samtalen.

Behandlingen omfatter både lydoptagelsen og den efterfølgende transskribering.

3. Retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger

Odense Kommune behandler dine personoplysninger i forbindelse med behandling af din sygedagpengesag, hvor dine personoplysninger bliver behandlet på baggrund af § 7 a i lov om sygedagpenge samt §§ 11, 12 og 27 i lov om aktiv beskæftigelsesindsats, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e, og artikel 9, stk. 2, litra b samt § 11 i databeskyttelsesloven.

Odense Kommunes hjemmel til at bruge kunstig intelligens til behandling af personoplysninger fremgår af lov om organisering og understøttelse af beskæftigelsesindsatsen § 52a samt Bekendtgørelse om kommunernes og STARs behandling af personoplysninger med kunstig intelligens samt Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og e, og artikel 9, stk. 2, litra b og databeskyttelseslovens § 11.

4. Opbevaring af personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger i det tidsrum, hvor transskriberingen af lydoptagelsen foretages og indtil referatet godkendes i RoboRef.

Lydoptagelsen slettes, når referatet genereres i løsningen. Efterfølgende slettes transskriberingen efter en fastsat periode på 30 dage uden mulighed for genskabelse.

Det endelige referat journaliseres efterfølgende i din sag hos kommunen, i overensstemmelse med reglerne herom.

5. Hvilke rettigheder har du?

Efter databeskyttelsesforordningen kan du til enhver tid benytte dig af dine rettigheder i forhold til Odense Kommunes behandling af dine personoplysninger:

• Du har ret til indsigt i de oplysninger, som Odense Kommune behandler om dig
• Du har ret til at få rettet urigtige oplysninger om dig selv
• I særlige tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger om dig. Bemærk at retten til sletning er begrænset af, at offentlige myndigheder er underlagt regler, der medfører, at personoplysningerne ikke kan slettes, f.eks. offentlighedsloven, arkivloven, mv.
• Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, hvis nogle særlige betingelser herfor er opfyldt
• Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Odense Kommunes ellers lovlige behandling

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Odense Kommune på nedenstående kontaktoplysninger.

6. Kontaktoplysninger

Odense Kommune er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Har du spørgsmål om din sag eller dit forløb hos Odense Kommune, skal du kontakte den afdeling, som du er tilknyttet (f.eks. din sagsbehandler) på nedenstående kontaktoplysninger:

Job og Sygdom Ledige 1
Adresse: Tolderlundsvej 2, 5000 Odense C
Tlf. 66 13 13 72
Digital post: Link til Job og Sygdom Ledige 1

Spørgsmål vedr. databehandlingen

Hvis du har specifikke spørgsmål, der udelukkende omhandler kommunens håndtering af dine personoplysninger, kan du kontakte Odense Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO). Bemærk at DPO’en ikke kan svare på spørgsmål om din sag:

Digital Post: Link til DPO-kontakt i Odense Kommune
Adresse: Odense Kommune, Flakhaven 2, 5000 Odense C, att.: DPO.

Du kan også finde den DPO’ens kontaktoplysninger på Odense Kommunes hjemmeside

7. Hvis du vil klage

Du kan klage til Datatilsynet over Odense Kommunes behandling af dine personoplysninger på nedenstående kontaktoplysninger:

Mail: dt@datatilsynet.dk

Telefon: 33 19 32 00
Adresse: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.

Du kan også læse mere på Datatilsynets hjemmeside, www.datatilsynet.dk, se mere om, hvordan du klager under ”Dine rettigheder”.