Information om behandling af dine personoplysninger i forbindelse med RoboRef

Hvad er RoboRef?

RoboRef er et computerprogram, som Odense Kommune bruger til at skrive referater af samtaler og møder i Beskæftigelses- og Socialforvaltningen.

Når du deltager i en samtale eller et møde, vil lyden blive optaget. Lydoptagelsen vil blive omdannet til tekst ved hjælp af en tale-til-tekst-algoritme (transskriberingsprogram), der ved hjælp af kunstig intelligens laver et udkast til et referat ud fra en lydoptagelse.

Når du har en samtale med en sagsbehandler i kommunen, skal vi lave et referat af samtalen. RoboRef er et digitalt værktøj, som letter arbejdet for dem, der skriver referater. Det gør det nemmere at lave en præcis og objektiv gengivelse af samtalen. Den person, der skriver referat af samtalen, kan ved hjælp af RoboRef være mere fokuseret under samtalen og efterfølgende bruge mindre tid på referatskrivning, hvorved der frigøres ressourcer til andre opgaver.

RoboRef laver udelukkende et udkast, som referenten derefter kvalitetssikrer og færdiggør. Der er ingen andre end sagsbehandleren på mødet, det kan tilgå referatet.

Odense Kommune behandler personoplysninger om dig i forbindelse med, at du har en sag i sygedagpenge.

Det betyder, at vi er forpligtede efter GDPR til at give dig nogle informationer. Du kan i det følgende bl.a. læse om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, og hvad vi bruger dem til.

Du skal ikke gøre noget på baggrund af disse informationer, du får dem blot, fordi vi er forpligtede til at oplyse dig herom.

1. Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger med henblik på at varetage din sag om sygedagpenge, da du på nuværende tidspunkt er sygemeldt og har en sygedagpengesag i Odense Kommune. 

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Til samtalen behandler vi almindelige personoplysninger, herunder fortrolige oplysninger om dig, såsom dit navn, adresse, CPR-nummer, familieforhold samt din stemme.

Vi behandler også følsomme personoplysninger, herunder helbredsoplysninger, såsom årsagen til at du er uarbejdsdygtig samt statsborgerskab/oprindelsesland.

Desuden behandler vi de personoplysninger om dig, der forekommer undervejs i samtalen.

Behandlingen omfatter både lydoptagelsen og den efterfølgende transskribering.

Hvor får vi dine personoplysninger fra?

Dine personoplysninger får vi fra dig og evt. sundhedsvæsenet, hvis der er indhentet helbredsoplysninger. I tilfælde, hvor vi har behov for at indhente informationer om adresse, bopælsforhold, CPR-nummer og lignende, får vi oplysningerne fra Folkeregisteret.

Hvem modtager dine personoplysninger?

Kommunen registrerer dine personoplysninger og videregiver kun personoplysningerne til andre modtagere, herunder offentlige myndigheder og private virksomheder, hvis der er et lovligt grundlag hertil.

Dine personoplysninger kan blive videregivet i det omfang, Odense Kommune er forpligtet til dette efter reglerne om aktindsigt i bl.a. offentlighedsloven. Vi foretager altid en konkret vurdering af hvilke oplysninger, der skal udleveres ifm. aktindsigter – og vi må f.eks. ikke udlevere oplysninger om enkeltpersoners private forhold.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Kommunen sletter personoplysningerne, når opbevaringspligten udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Når personoplysningerne er arkiveret eller slettet, har kommunen ikke længere adgang til dem.

Vi opbevarer dine personoplysninger imens transskriberingen af lydoptagelsen foretages og indtil referatet godkendes i RoboRef.

Lydoptagelsen slettes når referatet genereres i løsningen. Efterfølgende slettes transskriberingen efter en fastsat periode på 30 dage uden mulighed for genskabelse.

Det endelige referat journaliseres efterfølgende i din sag hos kommunen, i overensstemmelse med reglerne herom.

Overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland

Der sker ikke overførelser til et tredjeland

3. Lovgrundlag for behandlingen af personoplysninger

Behandlingen af almindelige personoplysninger sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1.

Følsomme personoplysninger behandles efter artikel 9, stk. 2, litra f og/eller g samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1 og stk. 4.

Dit personnummer behandles efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

Kommunen skal i løbende sygedagpengesager, hvor kommunen ikke har modtaget en raskmelding, tilrettelægge og gennemføre et individuelt og fleksibelt opfølgningsforløb under hensyn til sygdommens karakter og sygemeldtes behov og forudsætninger, jf. dog § 13 f. Kommunen skal inddrage den sygemeldte i opfølgningen, jf. sygedagpengelovens § 8, stk. 1

Ydermere hjemmel i Offentlighedslovens §13

Sygedagpengeloven §§ 8-22

4. Hvilke rettigheder har du?

Du har som borger en række rettigheder efter databeskyttelsesforordningen. Dine rettigheder er:

- Retten til indsigt i de personoplysninger vi behandler om dig.
- Retten til at få rettet urigtige personoplysninger om dig.
- Retten til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, hvis nogle særlige betingelser herfor er opfyldt.
- Retten til at få slettet dine personoplysninger. Bemærk at retten til sletning er begrænset af, at offentlige myndigheder er underlagt regler, der medfører, at personoplysningerne ikke kan slettes, f.eks. offentlighedsloven, arkivloven, mv.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, hvis ikke vægtige legitime grunde til behandlingen går forud herfor.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Odense Kommune på nedenstående kontaktoplysninger.

5. Kontaktoplysninger

Odense Kommune er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Har du spørgsmål om din sag eller dit forløb hos Odense Kommune, skal du kontakte den afdeling, som du er tilknyttet (f.eks. din sagsbehandler) på nedenstående kontaktoplysninger:

Job og Sygdom Ledige 1
Adresse: Tolderlundsvej 2, 5000 Odense C,
Tlf. Nr 78 76 00 60
Digital post: Job og Sygdom Ledige 1

Spørgsmål vedr. databehandlingen

Hvis du har specifikke spørgsmål, der udelukkende omhandler kommunens håndtering af dine personoplysninger, kan du kontakte Odense Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO). Bemærk at DPO’en ikke kan svare på spørgsmål om din sag:

Digital Post: link til DPO-kontakt i Odense Kommune
Adresse: Odense Kommune, Flakhaven 2, 5000 Odense C, , att.: DPO

Du kan også finde den DPO’ens kontaktoplysninger på Odense Kommunes hjemmeside, www.odense.dk (i søgefeltet skal du skrive: ”databeskyttelsesrådgiveren”).

6. Hvis du vil klage

Du kan klage til Datatilsynet over Odense Kommunes behandling af dine personoplysninger på nedenstående kontaktoplysninger:

Mail: dt@datatilsynet.dk

Telefon: 33 19 32 00

Adresse: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

Du kan også læse mere på Datatilsynets hjemmeside, www.datatilsynet.dk, se mere om, hvordan du klager under ”Dine rettigheder”.