Forretningsorden for By- og Kulturudvalget

§ 1
Udvalgets møder

Udvalget udøver sin virksomhed i møder. Dog kan udvalget i særlige tilfælde beslutte, at en sag kan afgøres ved skriftlig cirkulation, såfremt der er enighed herom.

Stk. 2. Udvalgets møder er ikke offentlige.

Stk. 3. Udvalget fastlægger en mødeplan med faste mødedage og mødetidspunkter for et regnskabsår ad gangen. Ekstraordinære møder afholdes, når rådmanden finder det fornødent, eller hvis et flertal af udvalgets medlemmer fremsætter begæring derom.

Stk. 4. Er et medlem forhindret i fysisk at deltage i et udvalgsmøde, kan der undtagelsesvis deltages pr. telefon, Microsoft Teams eller lignende. Det anføres i beslutningsprotokollen, hvis et medlem har deltaget på denne måde.

Stk. 5. Er et medlem forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeles dette rådmanden inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

§ 2

Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse

Rådmanden sørger for, at dagsordenen er tilgængelig elektronisk for udvalgets medlemmer senest 5 hverdage før der afholdes ordinært udvalgsmøde. Der sendes en advisering via e-mail til udvalgets medlemmer, når dagsordenen er tilgængelig.

Stk. 2. Hvis et medlem senest 7 hverdage forud for et ordinært møde skriftligt har bedt om behandling af en sag, sætter rådmanden sagen på dagsordenen for førstkommende møde.

Stk. 3. Rådmanden sørger for, at der udarbejdes en dagsorden. Dagsordenen skal indeholde forvaltningens indstilling i sagerne og opdeles i en åben, lukket og fortrolig del. Dagsordenen kan bestå af følgende sagskategorier:

O. Godkendelse af dagsorden
A. Sager til afgørelse i byrådet
B. Sager til afgørelse i udvalget
C. Sager til drøftelse/forberedelse
D. Sager til orientering
E. Initiativretssager

Stk. 4. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse - hvis det ikke forinden er gjort tilgængeligt elektronisk for udvalgets medlemmer – gøres tilgængeligt elektronisk med advisering mindst 3 hverdage inden mødet.

Stk. 5. Både den åbne og den lukkede del af dagsordenen gøres elektronisk tilgængelig for byrådets øvrige medlemmer med de begrænsninger, der følger af reglerne om tavshedspligt. 

Stk. 6. Den åbne del af dagsordenen offentliggøres på kommunens hjemmeside.

Stk. 7. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde underretter rådmanden så vidt muligt medlemmerne om de sager, der skal behandles på mødet.

§ 3
Mødeledelse, beslutningsdygtighed og sagernes forelæggelse

Rådmanden leder udvalgets møder.

Stk. 2. På det første møde i udvalgets funktionsperiode vælger udvalget ved flertalsvalg en næstformand, der fungerer som mødeleder, når rådmanden er forhindret i at deltage i et møde.

Stk. 3. Rådmanden og ved dennes forfald næstformanden formulerer, hvad der skal stemmes om.

Stk. 4. Når rådmanden finder anledning dertil, eller det begæres af mindst en tredjedel af medlemmerne, stemmes der om, hvorvidt en forhandling skal afsluttes.

Stk. 5. Ved mødets begyndelse kan ethvert medlem bede om ordet til dagsordenen. Sagerne behandles i den rækkefølge rådmanden bestemmer, og rækkefølgen i dagsordenen kan fraviges.

Stk. 6. Udvalget kan med respekt af styrelsesloven og styrelsesvedtægten beslutte at ændre en lukket sag til en åben. En sådan beslutning træffes ved stemmeflertal.

Stk. 7. Udvalget kan med respekt af styrelsesloven og styrelsesvedtægten beslutte at ændre en sags kategorisering, f.eks. således at en C-sag ændres til en A- eller B-sag. En sådan beslutning kræver enighed.

Stk. 8. En sag, der ikke er optaget på dagsordenen, kan kun behandles, hvis der er enighed om at behandle sagen, eller sagen ikke tåler udsættelse.

Stk. 9. Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

§ 4
Inhabilitet

Udvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at medlemmet er udelukket fra at deltage i udvalgets forhandling og afstemning om sagen (inhabilitet). Hvis et medlem er inhabilt, skal medlemmet forlade lokalet, mens sagen behandles. Medlemmet må derimod gerne deltage i udvalgets behandling af spørgsmålet om, hvorvidt medlemmet er inhabilt.

Stk. 2. Et medlem skal underrette rådmanden senest dagen før mødet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.

§ 5
Afstemninger

Alle beslutninger træffes ved stemmeflertal, jf. dog § 3, stk. 7. Afgives der ved en afstemning lige mange stemmer for og imod, er forslaget/indstillingen bortfaldet.

Stk. 2. Skønner rådmanden, at en sags udfald er så utvivlsomt, at en afstemning vil være overflødig, udtaler rådmanden dette med angivelse af den opfattelse, rådmanden har, med hensyn til sagens afgørelse. Hvis ingen af medlemmerne herefter forlanger afstemning, kan rådmanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af rådmanden angivne opfattelse.

§ 6
Beslutningsprotokol

Udvalgets sekretær indfører under møderne udvalgets beslutninger i beslutningsprotokollen. Rådmanden tilkendegiver, hvad der skal indføres. Det skal fremgå af protokollen, hvis et forslag/en indstilling bortfalder på grund af stemmelighed.

Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen. Når en sag skal fremsendes til et andet stående udvalg, Økonomiudvalget, byrådet eller anden myndighed, kan medlemmet kræve, at den anden myndighed samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Hvis det pågældende medlem ønsker at ledsage sagen med sin korte afvigende mening, skal medlemmet meddele dette til rådmanden. Medlemmet formulerer selv tilføjelsen og afleverer den skriftligt til protokolføreren.

Stk. 3. Ethvert medlem af udvalget kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at sagen ønskes indbragt for byrådet. Dette gælder dog ikke afgørelser, der ved lovgivningen er henlagt til udvalget, jf. bestemmelsen i den kommunale styrelseslovs § 23 om standsningsret.

Stk. 4. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

§ 7
Andre deltagere

Udvalget kan tillade, at personer, der er ansat i kommunens tjeneste, overværer udvalgets møder med henblik på at varetage sekretariatsfunktioner for udvalget, eller fordi udvalget finder det hensigtsmæssigt af hensyn til oplysning af en sag.

Stk. 2. Udvalget kan endvidere tilkalde andre personer, herunder andre medlemmer af byrådet, til at overvære forhandlingerne i udvalget, når det er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning.

Stk. 3. Udvalget kan give borgere eller virksomheder foretræde for udvalget, når udvalget finder det ønskeligt af hensyn til en sags oplysning. Anmodning om foretræde rettes skriftligt til rådmanden senest kl. 12:00 to dage før udvalgsmødets afholdelse. Rådmanden sørger for, at personen/gruppen indkaldelse til udvalgsmødet. Såfremt rådmanden har meddelt afslag på foretræde, orienteres udvalget herom i det førstkommende møde. De nærmere retningslinjer for foretræde fastsættes i et bilag til forretningsordenen.

§ 8
Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter rådmandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for udvalget i dettes næste møde.

§ 9
Ikrafttræden

Denne forretningsorden træder i kraft den 21. januar 2026.

Vedtaget på udvalgets møde den 21. januar 2026.