Uddannet sekretær, ID 2306

Virksomhed i Odense søger en uddannet sekretær 15-18 timer om ugen.

Dine opgaver vil bestå af:

Sekretærfunktion for ledelsen
- Daglig administrativ understøttelse af ledelsen
- Koordinering og opfølgning på opgaver og henvendelser
Kalenderstyring for ledelsen
- Booking og koordinering af møder med interne og eksterne samarbejdspartnere
- Udarbejdelse af dagsordener og referater til møder
- Evt. udarbejdelse af dagsmapper for ledelsen efter behov
Mødeplanlægning og praktisk afvikling
- Bestilling af mødeforplejning
- Modtagelse af gæster i forbindelse med møder
- Klargøring og efterfølgende oprydning af mødelokaler
Konference- og kursus-administration
- Tilmelding af ledelsen til konferencer, seminarer og kurser
- Praktisk koordinering i forbindelse med deltagelse
Rejseplanlægning og -afregning
- Planlægning og bestilling af rejser (transport, hotel mv.)
- Håndtering af rejseafregninger i systemet RejsUd
Onboarding af nye medarbejdere
- Udarbejdelse af introduktionsprogrammer
- Praktisk koordinering i forbindelse med opstart
Administrative opgaver
- Korrekturlæsning efter behov
- Journalisering og håndtering af dokumenter i systemet F2
- Bestilling af gaver i forbindelse med diverse arrangementer
Drift og support
- Afhentning og håndtering af post
- Support til kolleger i dagligdagen
- Eventuel funktion som superbruger i systemet F2 (afhængig af kompetencer)
- Løsning af diverse administrative og praktiske opgaver efter ledelsens behov

Der søges denne profil:

Stillingen som sekretær omfatter en bred vifte af administrative og koordinerende opgaver med fokus på at understøtte ledelsen og sikre en smidig daglig drift. Opgaverne kan i vid udstrækning tilpasses medarbejderens kompetencer og skånehensyn i et fleksjob. Det er vigtigt at man kan fremmøde mindst 15 timer og gerne 18 timer om ugen.

Vær opmærksom på:

- Det anbefales at indgå i 4 ugers praktik forud på for evt. ansættelse, for at sikre det gode match mellem dig og virksomheden i forhold til arbejdsopgaver, skånehensyn etc.”

- I din ansøgning bedes du svare på, om du kan løse de beskrevne opgaver, og om dine timer og skånehensyn passer til jobbet

- Hvis ansøger intet har hørt 14. dage efter ansøgningsfrist, er jobbet besat til anden side

Postnummer

5000 Odense C

Antal timer

15 til 18 timer om ugen, fordelt på 4 til 5 dage.

Mødetid mellem kl. 8.00 og 9.00.

Ansøgningsfrist

10. Juni

ID-nummer

ID: 2306

Har du spørgsmål?

Kontakt din jobformidler ved spørgsmål til stillingen


Ønsker du at søge stillingen, så klik her og udfyld formularen
Gå tilbage til oversigten over ledige fleksjob