Kommunen tæller henvendelser for at flytte skattekroner fra administration til udvikling af velfærd
Tælleugerne er et led i arbejdet med at flytte kommunikationen fra dyre arbejdstunge kanaler som brevpost og personligt fremmøde til mere effektive kanaler som Digital Post og selvbetjening på nettet.
Vil bruge pengene der, hvor det giver mest værdi for borgere og virksomheder
- Når vi som kommune er tvunget til at finde besparelser, er det vigtigt, at vi gør det med omtanke, siger chefkonsulent Birgitte Hjelm Paulsen, en af hovedkræfterne bag tælleugerne.
Det koster kommunen mange penge at sende og modtage papirbreve. Ikke blot porto, print, kuverter og papir belaster kommunens budgetter, men også de møjsommelige arbejdsgange, der er forbundet med at printe, kuvertere, scanne og journalisere papirbreve.
- Kunne vi i stedet få borgere og virksomheder til selv at finde informationerne på www.odense.dk og efterfølgende benytte Digital Post og digitale selvbetjeningsløsninger i kommunikationen med kommunen, ville vi kunne flytte mange penge fra administration til den primære omsorg i eksempelvis børnehaver og hjemmepleje, fortæller Birgitte Hjelm Paulsen.
I 2013 brugte Odense Kommune 2 mio. kr. mindre på porto end i 2010. Hertil kommer besparelser på lønudgiften til at printe, kuvertere, scanne og journalisere papirbrevene. Odense Kommune vurderer, at det alene på den udgående post drejer sig om en besparelse på 4-5 mio. kr. i 2013 i forhold til 2010.
- Tælleugerne giver os et billede af, hvordan kommunikationen foregår i dag, og hvordan den udvikler sig over tid. Det er værdifuld viden til arbejdet med at tilbyde og understøtte de mest effektive kommunikationskanaler. Derfor håber vi, at borgerne har forståelse for, at vi i de tre uger bruger tid på at registrere, også selvom det kan betyde lidt længere ventetid på telefonerne, forklarer Birgitte Hjelm Paulsen.
Andre kommuner tæller også
Arbejdet med at tælle henvendelser ind og ud af kommunen i uge 43-45 er en landsdækkende begivenhed.
- Vi bliver således ikke kun klogere på henvendelsesmønsteret i Odense Kommune, men i kommunerne generelt, fortæller Birgitte Hjelm Paulsen. Har én kommune fundet en smart måde at effektivisere et område på, kan vi andre lære af det, slutter hun.