Odense Kommune behandler personoplysninger om dig i forbindelse med, at du retter henvendelse til Odense Kommunes databeskyttelsesrådgiverfunktion.

 

Det betyder, at vi er forpligtede efter GDPR til at give dig nogle informationer. Du kan i det følgende bl.a. læse om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, og hvad vi bruger dem til.

 

Du behøver ikke gøre noget på baggrund af disse informationer, du får dem blot, fordi vi er forpligtede til at oplyse dig herom.

 

1. Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

Hvis du har kontaktet databeskyttelsesrådgiverfunktionen med henblik på rådgivning omkring fx dine rettigheder efter de databeskyttelsesretlige formål, behandles dine oplysninger til dette formål. Det vil sige, at dine personoplysninger behandles med henblik på at besvare din henvendelse.

 

Har du kontaktet databeskyttelsesrådgiverfunktionen med konkrete spørgsmål til en sag eller til en konkret behandling af personoplysninger, vil der være behov for at videresende henvendelsen til den relevante forvaltning i Odense Kommune, som vil kunne svare på specifikke spørgsmål vedrørende deres behandling af personoplysninger.

 

Formålet med databeskyttelsesrådgiverfunktionens behandling af dine personoplysninger er ikke konkret sagsbehandling, da denne opgave ligger ved den/de relevante forvaltninger.

 

Databeskyttelsesrådgiverfunktionen udgør heller ikke en klageinstans for klager over Odense Kommunes behandling af personoplysninger. Klager skal sendes til Datatilsynet, se mere herom nedenfor.

 

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

For at håndtere din henvendelse, behandler vi følgende typer af personoplysninger:

• Navn, e-mail og telefonnummer
• Tilknytning til kommunen

Ved henvendelse via digital post, vil databeskyttelsesrådgiverfunktionen automatisk modtage dit cpr-nummer.

 

Afhængigt af hvad du sender via digital post og/eller oplyser pr. telefonisk samtale, vil der kunne ske behandling af følsomme og/eller fortrolige oplysninger.

 

Hvor får vi dine personoplysninger fra?

Dine personoplysninger får vi fra dig selv i forbindelse med din henvendelse.
Dit cpr-nummer får vi automatisk fra folkeregistret som bruges til entydig identifikation, hvis du henvender dig via digital post.

 

Hvem modtager dine personoplysninger?

Kommunen registrerer dine personoplysninger og videregiver kun personoplysningerne til andre modtagere, herunder offentlige myndigheder og private virksomheder, hvis der er et lovligt grundlag hertil. Vi foretager altid en konkret vurdering af hvilke oplysninger, der skal udleveres, eksempelvis ved anmodning om videregivelse i forbindelse med aktindsigt, forskning eller statistik.

 

Modtagere af dine personoplysninger vil være Odense Kommunes databehandlere i forbindelse med levering af IT-systemer. Databehandlerne er forpligtet til at handle efter kommunens instruks og ligeledes overholde de databeskyttelsesretlige regler.

 

Ligeledes kan det være nødvendigt at videresende din henvendelse herunder dine personoplysninger til Odense Kommunes øvrige forvaltninger, såfremt det er nødvendigt for at besvare din henvendelse. Det vil typisk ske hvis der er tale om en henvendelse vedr. en konkret sag.

 

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Såfremt din henvendelse og svaret herpå er journaliseringspligtigt, vil den blive journaliseret og overført til arkiv efter arkivreglerne. Sagen overføres til arkiv 5 år efter den er afsluttet.

 

Såfremt din henvendelse giver anledning til videresendelse til forvaltningerne, slettes henvendelsen så snart henvendelsen er videresendt, medmindre databeskyttelsesrådgiverfunktionen vurderer, at der er behov for at kunne følge med i Odense Kommunes behandling af henvendelsen.

 

Kommunen sletter personoplysningerne, når opbevaringspligten udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt. Når personoplysningerne er arkiveret eller slettet, har kommunen ikke længere adgang til dem og de behandles i stedet efter arkivlovens regler.

 

Overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland

Dine personoplysninger overføres i nogle situationer til et tredjeland, dvs. et land udenfor EU/EØS.

 

System	Situation	Land	Overførselsgrundlag
Microsoft	Fx ved teknisk support på Office 365	USA	Artikel 46, stk.2, litra c.

 

Du kan få tilsendt Odense Kommunes grundlag for overførelse ved at kontakte databeskyttelsesrådgiverfunktionen på nedenstående kontaktoplysninger – Se punkt 5.

 

3. Lovgrundlag for behandlingen af personoplysninger

Databeskyttelsesrådgiverfunktionen behandler dine personoplysninger i forbindelse med din henvendelse jf. databeskyttelsesforordningen artikel 38, stk. 4.

 

Behandlingen af almindelige personoplysninger sker efter databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e.

 

Behandling af følsomme personoplysninger sker efter databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 2, litra g.

 

Behandling af fortrolige personoplysninger, herunder strafbare forhold og/eller personnummer behandles efter databeskyttelsesloven § 8 og/eller § 11, stk. 1.

 

4. Hvilke rettigheder har du?

Du har som registeret (den der bliver behandlet personoplysninger om) en række rettigheder efter de databeskyttelsesretlige regler. Dine rettigheder er:

• Retten til indsigt i de personoplysninger vi behandler om dig.
• Retten til at få rettet urigtige personoplysninger om dig.
• Retten til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, hvis nogle særlige betingelser herfor er opfyldt.
• Retten til at få slettet dine personoplysninger. Bemærk at retten til sletning er begrænset af, at offentlige myndigheder er underlagt regler, der medfører, at personoplysningerne ikke kan slettes, f.eks. offentlighedsloven, arkivloven, mv.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, hvis ikke vægtige legitime grunde til behandlingen går forud herfor.

 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Odense Kommune på nedenstående kontaktoplysninger.

 

5. Kontaktoplysninger

Odense Kommune er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

 

Har du spørgsmål om en specifik sag eller et specifik forløb hos Odense Kommune, skal du kontakte den afdeling, som sagen er tilknyttet.

 

Spørgsmål vedr. databehandlingen

Har du generelle spørgsmål, der omhandler kommunens håndtering af personoplysninger, herunder dine rettigheder, kan du kontakte Odense Kommunes databeskyttelsesrådgiverfunktion. Bemærk at databeskyttelsesrådgiverfunktionen ikke kan svare på spørgsmål om din sag:

• Digital Post: DPO-kontakt
• Adresse: Odense Kommune, Flakhaven 2, 5000 Odense C, att.: DPO

Du kan finde yderligere information og kontaktoplysninger om databeskyttelsesrådgiverfunktionen på Odense Kommune hjemmeside: Databeskyttelsesrådgiveren (odense.dk)

 

6. Hvis du vil klage

Hvis du ønsker at klage over Odense Kommunes behandling af dine personoplysninger, skal det ske til Datatilsynet på nedenstående kontaktoplysninger:

 

Mail: dt@datatilsynet.dk

 

Telefon: 33 19 32 00

 

Adresse: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

 

Du kan også læse mere på Datatilsynets hjemmeside: Datatilsynets hjemmeside – se mere om, hvordan du klager under ”Dine rettigheder”.

 

Senest redigeret d. 12. juni 2025