Kommunen tæller henvendelser for at høste gevinster

I de næste tre uger tæller Odense Kommune henvendelser til og fra kommunen på udvalgte administrative områder. Målet er at få et tydeligere billede af, hvad kommunens borgere hen­vender sig om og ad hvilke kanaler kommunikationen går.

Tælleugerne er et led i arbejdet med at flytte kommunikationen fra dyre arbejdstunge kanaler som brevpost og personligt frem­møde til mere effektive kanaler som Digital Post og selvbetjening på nettet.

Vil bruge pengene der, hvor det giver mest værdi for borgere og virksomheder

- Når vi som kommune er tvunget til at finde besparelser, er det vigtigt, at vi gør det med omtanke, siger projektleder Birgitte Hjelm Paulsen, en af hovedkræfterne bag tælle­ugerne.

- Vi ved eksempelvis, at det koster mange penge at sende og modtage papirbreve. Ikke blot porto, print, kuverter og papir belaster vore budgetter, men også de møjsommelige arbejdsgange, der er forbundet med at printe, kuvertere, scanne og journalisere papirbreve. Kunne vi i stedet få borgere og virksomheder til at benytte Digital Post og digitale selvbetjeningsløsninger, ville vi kunne flytte mange penge fra administration til den primære omsorg i eksempelvis børnehaver og hjemmepleje. Fortæller Birgitte Hjelm Paulsen.

- Tælleugerne vil give os værdifuld viden til arbejdet med at tilbyde og understøtte de mest effektive kommunikationskanaler. Derfor håber vi, at borgerne har forståelse for, at vi i de tre uger bruger tid på at registrere, også selvom det kan betyde lidt længere ventetid på telefonerne, forklarer Birgitte Hjelm Paulsen.

Hele landet tæller

Arbejdet med at tælle henvendelser ind og ud af kommunen i uge 43-45 er en landsdækkende begivenhed.

- Vi bliver således ikke kun klogere på henvendelsesmønsteret i Odense Kommune, men i kommunerne generelt, fortæller Birgitte Hjelm Paulsen.

Tælleugerne vil som minimum være en årlig tilbagevendende begivenhed, så kommunerne kan følge
udviklingen over tid.

- Har én kommune fundet en smart måde at effektivisere et område på, kan vi andre lære af det, siger hun.

Fakta om tælleugerne

• Byggesagskontoret, Pladsanvisningen, Borgerservice, YdelsesCenteret samt
  Visitationen i Ældreplejen, er blandt dem, der tæller i de tre uger.
• Hver gang de modtager eller sender et papirbrev eller en e-mail, hver gang de er i telefonisk kontakt med en borger eller en virksomhed vil de registrere det i en database.
• Antallet af borgere, der møder personligt op i eksempelvis Borgerservice­Centeret vil blive registreret og det samme vil antallet af besøg på www.odense.dk.
• Henvendelser til og fra Odense Kommunes Digital Post-postkasser og brugen af de digitale selvbetjeningsløsninger på odense.dk og borger.dk indgår også i undersøgelsen.

Kontaktinformation:

Projektleder Birgitte Hjelm Paulsen, bihp@odense.dk, tlf. 20 55 82 57

Samt http://kl.dk/komhen