Spring til indhold

Bilag 4 - Omsorgssystem


Bilag 4. Omsorgssystem  
 
Ældre- og Handicapforvaltningen anvender omsorgssystem til visitation, planlægning, kommunikation og dokumentation af de opgaver, der udføres efter nærværende kontrakt. 
 
De oplysninger, der registreres i systemet, indgår i Ældre- og Handicapforvaltningens  rapporteringssystem og hænger sammen med budget, budgetudvikling og regnskabsopfølgning. Udtræk af dataoplysningerne kan også anvendes i forbindelse med klagesager, fordi forvaltningen ved hjælp af data er i stand til, over for borgeren, at dokumentere indtastede data.  
Dokumentationen danner grundlag for rapportering, statistik og kvalitetsopfølgning. Overførslen af data fra omsorgssystemet til rapporteringssystemet (SAS) sker elektronisk.  
Leverandøren er forpligtet til at anvende omsorgssystemet i overensstemmelse med de viste fremgangsmåder og retningslinjer udleveret i undervisningen.  

 
Én Plan 
Ældre- og Handicapforvaltningen anvender både KMD-Care og et nyt IT-omsorgssystem, der er under udvikling. Det nye omsorgssystem hedder ”én Plan”. Dokumentation gennemføres i begge systemer afhængig af situationen.  
 
I én Plan kan leverandørerne se, hvilket forløb borgeren er i. Her kan de også søge viden om borgerens funktionsnedsættelser, diagnoser, indsatser m.v. 
 
Den konkrete oplæring i journal- og dokumentationsforpligtelse gennemføres i et samarbejde mellem Ældre- og Handicapforvaltningen og kontrakthaver. 
 
Håndholdte enheder (Smartphones)  
Leverandøren er forpligtet til at anvende smartphones i forbindelse med brugen af omsorgssystemet. 
Vurderingen af, om der skal udleveres smartphones, tager udgangspunkt i tildelingen i de kommunale grupper. Behovet, og dermed tildelingen i de kommunale grupper, bliver løbende revurderet. Der differentieres mellem personlig pleje og praktisk bistand. Prisen er inkluderet i fritvalgsprisen.  
Finder leverandøren, at der er et yderligere behov, finansieres udgiften af yderligere udstyr også af leverandøren. Udstyr skal indkøbes via Odense Kommune.  
Ved bestilling, betaling, opsigelse, tyveri m.v. skal leverandøren kontakte Supporten i ÆHF (support.aehf@odense.dk). 
Leverandøren er forpligtet til at tilrettelægge sin opgaveløsning, så det ikke medfører et øget behov for support og lignende fra Odense Kommune. Dette gælder også den fornødne opladning af de håndholdte enheder.  
 
 
IT  
Leverandøren skaffer selv IT-udstyr og dækker selv udgifter til reparation og udskiftning af alt udstyr – dette gælder både hardware og software. Prisen er inkluderet i fritvalgsprisen, der også omfatter licencer.  
 
Omsorgssystem  
Ældre- og Handicapforvaltningen sikrer den nødvendige registergodkendelse og tilladelser fra leverandøren af software til omsorgssystemet.  
Ældre- og Handicapforvaltningen vil stå for undervisning af det nødvendige antal medarbejdere. 
Undervisningen har et omfang på to til tre dage i opstartsfasen. Herefter yder Ældre- og Handicapforvaltningen løbende support ved drift af systemet. Den løbende support afstemmes efter problemets omfang. Ældre- og Handicapforvaltningen dækker ikke tabt arbejdsfortjeneste eller frokost i forbindelse hermed.  
I dagligdagen er anvendelsen af omsorgssystemet enkelt og tidsbesparende i forhold til manuelle systemer. I forbindelse med start hos en ny borger skal den ansvarlige administrator sikre, at medarbejderen er klædt på til opgaven, og at medarbejderen altid er bekendt med håndteringsreglerne i omsorgssystemet. Ældre- og Handicapforvaltningen sørger for, at undervisningsmaterialet inkl. vejledninger og opdatering af systemet bliver sendt til leverandøren.  
Ved behov for yderligere undervisning, eksempelvis ved store opgraderinger eller problemstillinger, indkaldes leverandøren til et informationsmøde. Dette møde er leverandøren forpligtet til at deltage i. 
 
IT Kontaktpersoner:  
Support ÆHF (eoj-systemer), 65513085, support.aehf@odense.dk 
 
Support ÆHF (HR og løn, brugeroprettelse), 65514181, vanguard.aehf@odense.dk  HelpDesk (windowslogin m.v.) 6551 7913 

 

Opdateret 20-03-2019

Borgmesterforvaltningen