Spring til indhold

Overdragelse af julemarked, torsdagskoncerter og sankthans

Ansøg om midler til at varetage Torsdagskoncerter, H.C. Andersen Julemarkedet og/eller Sankthans på Engen

Kontaktinformation

Kontaktinformation

24 63 75 23

Kultursekretariatet

Husk altid at bruge Digital Post til personfølsomme oplysninger.

Digital Post

Kultursekretariatet

Email

kultur@odense.dk

Byrådet har den 30/10 2019 besluttet, at opgaverne med at gennemføre H.C. Andersen Julemarkedet, Sankthans på Engen og Torsdagskoncerterne skal overdrages til ekstern aktør i 2020.

 

By- og Kulturforvaltningen inviterer nu i samarbejde med Borgmesterforvaltningen interesserede eksterne aktører til at ansøge om indgåelse af en 3-årig aftale om tilskud til en eller flere af de traditionsrige arrangementer.

 

Ansøgningsfristen er 2/1 2020.

 

Den økonomiske ramme

By- og Kulturudvalget har afsat i alt 1.000.000 kr. (2020-niveau) til fremtidig ekstern varetagelse af opgaverne. Herudover fremgår det af budgetforliget 2020, at forligspartierne er enige om at prioritere økonomi til eventuelle overgangsordninger via vækstmidler under Økonomiudvalget.

 

Størrelsen på eventuelle vækstmidler bliver vurderet i forbindelse med gennemgangen af den samlede mængde af indkomne ansøgninger. Vækstmidlerne tildeles i form af overgangsordninger med henblik på at skabe varige løsninger. Ansøgere skal derfor forvente, at eventuelle vækstmidler ophører efter en periode.

 

By- og Kulturforvaltningen og Borgmesterforvaltningen vurderer i fællesskab de indkomne ansøgninger og forelægger i samarbejde en fælles indstilling til valg af tilskudsmodtagere og finansiering til henholdsvis By- og Kulturudvalget og Økonomiudvalget ultimo februar / primo marts.

 

Det er muligt for private aktører og frivillige foreninger at ansøge om tilskud til produktion af én eller flere af de tre nævnte aktiviteter.

 

Fakta om H.C. Andersen Julemarkedet

H.C. Andersen Julemarkedet har eksisteret i Odense i over 15 år. H.C. Andersen Julemarkedet besøges årligt af over 50.000 gæster fra ind- og udland, der får en kunst- og kulturoplevelse med fokus på tiden i 1800-tallet. Eventen beskæftiger private iværksættere, lokale frivillige, musikere, teaterfolk, lokale virksomheder, byens handelsliv og kulturinstitutioner.

 

I det kommunale budget er der i 2019 afsat 1.525.824 kr. til H.C. Andersen Julemarkedet. Derudover forventes der i 2019 at indgå indtægter for ca. 335.000 kr. i form af udlejning af boder, eksterne sponsorater m.m.

 

Budget for H.C. Andersen Julemarkedet 2019

Hjemmeside for H.C. Andersen Julemarkedet

 

 

Fakta om Torsdagskoncerter og Sankthans på Engen

Torsdagskoncerter i Kongens Have har eksisteret i Odense i over 30 år og besøges årligt af over 20.000 gæster fra Fyn og resten af Danmark. Gæsterne oplever musik fra både professionelle kunstnere og vækstlagskunstnere. Torsdagskoncerterne er en event med en meget stor diversitet i målgruppe. Koncerterne beskæftiger professionelle og vækstlagsmusikere, lokale virksomheder, lokale frivillige og foreninger samt byens kulturinstitutioner.

 

Sankthans på Engen har eksisteret i Odense siden 1950'erne og besøges årligt af over 20.000 gæster fra Fyn. Gæsterne oplever en midsommerfest, som skaber fællesskab på tværs af kultur, indkomst, social status etc. Eventen beskæftiger lokale virksomheder, professionelle og vækstlagsmusikere, performere og teaterfolk samt frivillige lokale og foreninger. I 2019 var de samlede udgifter for den kunstneriske og kulturelle del samt teknik ca. 140.000 kr. Hertil kommer udgifter til bål og brandberedskab på 200.000 kr., som fremover ikke afholdes af kommunen.

 

I det kommunale budget er der i 2019 afsat 867.840 kr. til Torsdagskoncerter og Sankthans på Engen. Derudover er der i 2019 tilgået 410.000 kr. i eksterne sponsorater.

 

Budget for Torsdagskoncerter og Sankthans 2019 (OBS: Opdateret version 06.12.2019)

Hjemmeside for Torsdagskoncerter i Kongens Have

Hjemmeside for Sankthans på Engen

 

  

Tidsplan for ansøgningsproces

Processen for overdragelse af de traditionsrige events sker på følgende måde:

 

2/1 2020 kl. 23.59:
Ansøgningsfrist udløber

 

3/1-17/1 2020:
By- og Kulturforvaltningen og Borgmesterforvaltningen vurderer i fællesskab de indkomne ansøgninger, herunder behovet for eventuelt i en overgangsperiode at yde støtte fra vækstmidlerne.

 

18/2 2020:
Der forelægges en fælles sag for henholdsvis By- og Kulturudvalget og Økonomiudvalget med indstilling om godkendelse af kandidater og finansiering til de enkelte events.

 

Ultimo februar/primo marts:
Svar til ansøgere

 

 

Krav og kriterier i forbindelse med ansøgning

Ved vurdering af ansøgninger tages højde for kompleksiteten i de enkelte arrangementer. Ansøgere kan foreslå justerede koncepter og alternative placeringer for arrangementerne. Yderligere tages der højde for, at hvert arrangement er unikt og ikke nødvendigvis kan varetages af den samme eksterne aktør.

Ansøgninger skal som minimum opfylde følgende:

  • Tilskuddet skal gå til lovligt kommunale formål.
  • At eventen foregår i Odense Kommune.
  • Lokalitet for Torsdagskoncerterne og Sankthans skal kunne rumme minimum 5.000 gæster pr. gang.
  • Lokalitet for H.C. Andersen Julemarkedet skal kunne rumme minimum 30.000 gæster i alt pr. weekend.
  • Der må i al væsentlighed ikke tages entré.
  • Indeholde en fyldestgørende projektbeskrivelse og udviklingsplan, fyldestgørende budget, dokumenteret erfaring med produktion af større events samt argumentation for, hvorledes eventen lever op til Odense Kommunes Kulturpolitik.
  • Ansøgningen skal redegøre for hele den 3-årige aftaleperiode. Særligt i forhold til at redegøre for, at eventen er økonomisk bæredygtig over tid.

Ansøgningerne vurderes ud fra følgende kriterier:

  • Dokumenteret erfaring med produktion af større events skal vise, i hvor høj grad aktøren er i stand til at gennemføre og drive et økonomisk bæredygtigt arrangement. Herunder i hvor stor grad det anskueliggøres, at det konkrete event er økonomisk bæredygtig, og i hvilken grad ansøger kan sandsynliggøre, at det konkrete event er realiserbart.
  • I hvilken grad kunst- og kulturoplevelsen vurderes at være attraktiv og tilgængelig for det odenseanske publikum. Projektbeskrivelse og udviklingsplan vurderes med fokus på relevans og værdi for byens borgere og de fire indsatsområder i Odense Kommunes Kulturpolitik (Ledelse og samarbejde, Et skabende kunst- og kulturliv, #VildOdense, Synlighed og urbanitet). Herunder antal koncerter/åbningsdage, venues, målgruppe samt tidspunkt for afholdelse.
  • Hvor stor den kommunale andel er i det samlede budget. Herunder i hvilken grad ansøger kan påvise finansiering fra andre kilder end Odense Kommune. F.eks. via egenfinansiering og medfinansiering fra samarbejdspartnere, sponsorater, entréindtægter fra delarrangementer og tilskud fra stat og fonde.

By- og Kulturforvaltningen vil i tillæg til en aftale om økonomisk støtte søge at indgå aftale om materiel støtte i form af brugsret til hytter. Hvis en ansøger ønsker at gøre brug af hytterne, vil det være forbundet med økonomiske omkostninger, som ansøger selv skal finansiere. Her er tale om udgifter til opmagasinering, vedligehold og op- og nedtagning samt transport.

 

Læs punkt 15 i referat fra By- og Kulturudvalgsmøde fra 26/11-2019

 

 

Sådan ansøger du

Ønsker du/I at byde ind på en eller flere af de traditionsrige events, sendes en ansøgning inkl. relevante bilag, der samlet besvarer alle kriterier nævnt ovenfor.

 

Ansøgningen sendes til Kultursekretariatet som Digital Post eller alternativt til kultur@odense.dk.

Husk altid at bruge Digital Post til personfølsomme oplysninger.

 

Ansøgningsfristen er 2/1 2020 kl. 23.59.

 

Kontakt

Ved spørgsmål til de enkelte events, kriterier eller processen kan spørgsmål sendes til kulturkonsulent Henrik Kragh hkra@odense.dk eller kulturkonsulent Kristina Sjögreen krs@odense.dk. Personfølsomme data skal sendes til Kultursekretariatet via Digital Post.

 

Alle spørgsmål og svar i ansøgningsperioden offentliggøres i anonymiseret form her på siden, som opdateres løbende.

 

Spørgsmål og svar

(Opdateret 06.12.2019)

 

Spørgsmål og svar modtaget indtil 5. december 2019:

Spørgsmål 1a.:

Har du mon budgettet for Sankt Hans? Når man klikker her: https://www.odense.dk/brug-byen/puljer-og-stoette/tilskud-til-musik-og-kultur/overdragelse-events og scroller ned til punktet "budget for Torsdagskoncerter og Sankt Hans" er der kun et budget for Torsdagskoncerterne.

 

Svar 1a.:

Budgettet for Torsdagskoncerter og Sankt Hans er blevet præciseret og er fremsendt til spørger samt uploadet i opdateret version her på hjemmesiden (06.12.2019), så det er mere tydeligt hvilke udgifter, der hører til hvilken event.

 

 

Spørgsmål 1b:

Kan catering, scene, teknik og vagter skilles lidt mere ud, monstro?

 

Svar 1b:

Det er ikke muligt for os, at øge detaljegraden i budgettet, da dette vil stille vores samarbejdspartner i en sårbar situation.
Da I som de nye projektejere skal præge arrangementerne, vil det også give jer en friere ramme at arbejde inden for, hvis I ikke på forhånd er låst fast af vores tidligere dispositioner.

 

 

Spørgsmål 2a:

Er det muligt at få en liste over de sponsorer der har været indhentet til Torsdagskoncerterne?

 

Svar 2a:

Sponsorerne er: Albani Unibrew, Kai Thor Catering, AV Center, LO Fyn, Bloddonorerne Odense og Fingerspitz.

Nogle af sponsorerne dækker både sankthans og Torsdagskoncerterne.

 

 

Spørgsmål 2b:

Har du en oversigt over hvor meget de hverisær sponsorerer med for nuværende, samt noget info om hvilke ydelser de får til gengæld?

 

Svar 2b:

Vi må ikke videregive beløb, som kan henføres til tredje part, som f.eks. sponsorer eller leverandører og kan således desværre ikke oplyse, hvor meget de enkelte sponsorer giver til arrangementerne, det vil være et kontraktmæssigt brud.
Som modydelse får de logoer på plakater og andet trykt materiale, omtale på SoMe, en mulighed for at være fysisk til stede med stand/bod under arrangementet og synlige logoer på venue.

 

 

 

Opdateret 06-12-2019

By- og Kulturforvaltningen