Lejerinformation om persondata

Her kan du læse, hvordan Ejendomsadministration i By- og Kulturforvaltningen håndterer og opbevarer personfølsomme oplysninger i henhold til EU-Persondataforordningen. .

Dataansvarlighed

Ejendomsadministrationen i Odense Kommune behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine data.

For henvendelse eller spørgsmål henvises til: dpo-kontakt@odense.dk 

 

Behandling af persondata

Vi indsamler, behandler og opbevarer persondata om dig:

  • Fordi du er lejer i en af Odense Kommunes boligejendomme (almindelig bolig, ældre/handicap bolig, plejebolig eller bostøtte-bolig)
  • Fordi du er lejer i en af Odense Kommunes erhvervsejendomme 
  • Fordi du er bruger af Odense kommunes ejendomme 
  • For opfyldelse af lovkrav
  • Til fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav

De data, vi anvender, behandler og opbevarer, omfatter:

  • Almindelige persondata som fx dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse mv.
  • Betalingsinformationer, PBS og kontooplysninger
  • Dit CPR-nummer
  • Video og TV-billeder såfremt der fx er overvågning på ejendommen du er lejer i (der vil i så fald være skiltet herom på ejendommen)

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre det er nødvendigt i forhold til den kontrakt vi har indgået eller det er nødvendigt i forhold til evt. anden boligplacering.

Følsomme persondata omfatter bl.a. helbredsoplysninger, oplysninger i forbindelse med modtagelse af boligydelse, boligstøtte, ydelser i henhold til serviceloven eller anden sociallovgivning.

Vi kan også behandle persondata om dig i forbindelse med en klagesag, en sag om overtrædelse af husregler og lignende. Du vil i så fald blive orienteret herom.

Vi sørger løbende for at holde dine persondata opdateret. Dette gør vi enten i kontakt med dig, din pårørende eller via andre offentlige registrer.

Da det er vigtigt for os, at dine oplysninger er korrekte, beder vi dig om at give meddelelse til os, hvis noget skal rettes.

 

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling. Persondata, der på et senere tidspunkt kan hjælpe os til at give dig en bedre brugeroplevelse og en bedre oplevelse af det at være lejer i Odense Kommune, vil i udgangspunktet ikke blive slettet, med mindre at du skriftligt giver os besked herom og trækker dit samtykke tilbage. 

Oplysninger som fx særlige ønsker eller behov i forhold til en bolig, kan lette ekspeditionen og give dig en bedre oplevelse, hvis du skifter bolig, til en anden lejebolig hos Odense Kommune. Sletning sker i øvrigt i det omfang det er teknisk muligt i de fagsystemer, vi anvender.

Vi indhenter kun persondata, som vi har lov til.

Har vi brug for dit samtykke, er dit samtykke frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os.

 

Hvem kan vi dele dine oplysninger med?

For at kunne opfylde vores krav som ejer og udlejer, kan vi dele dine oplysninger med samarbejdspartnere og aktører, såfremt vi har en lovlig hjemmel hertil.

Vi deler dine oplysninger med fx

  • Nets
  • LBF huslejeregister
  • Udbetaling Danmark
  • SKAT
  • Forsyningsselskaber (el, vand, varme, renovation og antenne)
  • Målerfirmaer (udarbejdelse af forbrugsregnskaber)
  • Vaskerier (såfremt et sådan er installeret i ejendommen)
  • IT-leverandører
  • Håndværkere og entreprenører
  • Revisorer ved årsafslutning
  • Huslejenævn/beboerklagenævn
  • Andre offentlige instanser som fx Skifteretten, Fogedretten og andre forvaltninger i Odense Kommune

Vi videregiver ikke dine persondata med aktører uden for EU/EØS, og vi deler ikke dine persondata med aktører i lande uden for EU/EØS.

Sikkerhed

Vi beskytter dine persondata, og vi har interne regler om og procedure for informationssikkerhed.

Vi har fastlagte procedurer for adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata.

 

Dine rettigheder

Du har ret til at få adgang til dine persondata.

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os.

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet.

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. I nogle tilfælde vil vi have en forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet.

Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt. Herefter gennemfører vi i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata.

 

Ejendomsadministrationen i Odense Kommune håndterer i øvrigt dine persondata i henhold til Odense Kommunes overordnede politik herom.

 

Opdateret 06-12-2018

By- og Kulturforvaltningen