Alle foreninger skal aflægge regnskab for aktivitets- og lokaletilskud i form af foreningens samlede regnskab.
Af regnskabet skal Fritidsafdelingen kunne aflæse den samlede deltagerbetaling i regnskabsåret. Den samlede deltagerbetaling er både indbetalt deltagerbetaling/kontingent samt eventuelle restancer.
Fritidsafdelingen har udarbejdet forslag til regnskabsskema indeholdende de punkter, som særskilt skal kunne aflæses af foreningens regnskab. Regnskabet skal godkendes på generalforsamlingen og underskrives af den samlede bestyrelse, samt påtegnes af revisor.
I følge Odense Kommunes fastsatte regler skal regnskabsåret følge kalenderåret.
Reglerne for regnskab og revision er nærmere præciseret i bekendtgørelse om støtte til folkeoplysning nr. 1700 af 19. december 2006, hvori der skelnes mellem større og mindre tilskud.
Grænsen for større og mindre tilskud i Odense Kommune er 300.000 kr. i alt for aktivitets- og lokaletilskud.
Tjekskema til brug for revision af regnskaber.
Foreninger der modtager mindre end 300.000 kr. i alt til aktivitets- og lokaletilskud, kan lade regnskabet revidere af en folkevalgt revisor, efter følgende regler.
Revisor skal efterprøve
- om tilskudsregnskabet er rigtigt,
- om tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med Folkeoplysningsloven, de kommunale regler og forskrifter,
- at foreningen har opfyldt tilskudsbetingelserne
- at foreningens oplysninger til kommunen er korrekte,
- at der er dokumentation for deltagernes egenbetaling
Øvrige opgaver
- revisor påtegner regnskabet, og det skal fremgå, at regnskabet er revideret efter reglerne i bekendtgørelsen. Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen.
Foreningen skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af regnskabet og de tilskudsudløsende faktorer. Revisor har adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige, og skal have de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendige for udførelsen af sit hverv.
Foreninger der modtager 300.000 kr. eller mere til aktivitets- og lokaletilskud, skal have sit regnskab revideret af en registreret eller statsautoriseret revisor efter følgende regler:
Revision skal ske i overensstemmelse med god revisionsskik. Revisor skal efterprøve:
- om tilskudsregnskabet er rigtigt
- om tilskuddet er anvendt i overensstemmelse med Folkeoplysningsloven, de kommunale regler og forskrifter
- at foreningen har opfyldt tilskudsbetingelserne
- at foreningens oplysninger til kommunen er korrekte
- at der er dokumentation for deltagernes egenbetaling
Øvrige opgaver:
- revisionen kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser
- revisor foretager normalt revision i løbet af året
- revisor foretager uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn mindst en gang årligt
- revisor undersøger forretningsgange for tilskudsudløsende faktorer, for at kontrollere, at den interne kontrol er betryggende
- revisor fører en revisionsprotokol over foreningens samlede regnskab. Foreningen indsender protokollen til kommunen
- revisor påtegner regnskabet, og det skal fremgå, at regnskabet er revideret efter reglerne i bekendtgørelsen. Eventuelle forbehold skal fremgå af påtegningen
Revisionsprotokollens indhold:
- diverse bemærkninger
- revisors habilitet
- om revisor har modtaget alle oplysninger
- om regnskabet er aflagt i henhold til gældende regler
- om tilskuddene er anvendt i henhold til gældende regler
- oplysninger om særlige kontrolarbejder, særlige beretninger, rådgivning eller assistance
Revisor fører en revisionsprotokol. I revisionsprotokollen indføres beretning om, hvilket revisionsarbejde der er udført, samt om alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger.
Ved revision af årsregnskabet indføres endvidere en erklæring om
- at revisor opfylder de i lovgivningen indholdte habilitetsbetingelser
- at revisor under sin revision har modtaget alle de oplysninger, der er anmodet om
Generelle regler
Revisor skal i forbindelse med revision af store som små tilskud gøre foreningen opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning. Foreningen har i den forbindelse pligt til at underrette kommunen.
Foreningen skal give revisor de oplysninger, der er nødvendige for revidering af regnskabet.
Tjekskema til brug for revision af regnskaber af mindre tilskud
Fritidsafdelingen har udarbejdet et tjekskema til brug for revision af regnskaber af mindre tilskud. Ved at benytte tjekskemaet i forbindelse med revisionen sikres, at revisor gennemgår alle regler og lovkrav for tilskud iht. folkeoplysningsloven. Der er ud for de enkelte punkter bekrevet hvor reglerne findes, f.eks. lovgrundlag og henvisninger til denne håndbog. Tjekskemaet kan ligeledes være en stor hjælp til kassererens daglige arbejde i forbindelse med regnskabet.
Tjekskemaet kan også bruges af større foreninger der modtager mere end 300.000 i aktivitets- og/eller lokaletilskud, dog skal det bemærkes, at kravene til revision for disse foreninger er mere omfattende.
Tjekskemaet skal ikke indsendes til Fritidsafdelingen.
Foreningens regnskab skal være underskrevet af den samlede bestyrelse. Herudover skal regnskabet påtegnes af revisoren.
