Odense Kommune har nu gennemført en teknisk dialog med 5 entreprenørfirmaer som optakt til den forestående konkurrenceudsættelse af funktionskontrakt om vedligeholdelse af veje, fortove, stier og pladser i Odense by i en forventet periode på 15 år med start primo 2013.
Formålet med dialogen var at hente input fra markedet og derigennem sikre, at udbudsbetingelserne og udbudsmaterialet fremmer konkurrencen og sandsynliggør modtagelsen af flere gode konditionsmæssige tilbud på opgaven.
Den officielle annoncering af Odense Kommunes tekniske dialog har været at finde på ted.europa.eu som forhåndsmeddelelse, og ted.europa.eu, EU Kommissionens officielle hjemmeside for annoncering af EU–udbud.
Efter modtagelse af anmodning om deltagelse i dialogen blev der gennemført dialogmøder med følgende selskaber: Arkil A/S, Pankas A/S, Colas A/S, Munck A/S og NCC A/S.
Som grundlag for de gennemførte dialogmøder blev der stillet følgende spørgsmål fra Odense Kommune til de indbudte entreprenører.
Odense Kommune ønsker at få markedets synspunkter (de indkaldte entreprenørers input som aktører på det relevante marked) til de efterfølgende emner herunder deres vurdering af fordele, ulemper og udfordringer ved de skildrede scenarier.
Kontraktens omfang
Udbuddet forventes at omfatte såvel asfaltbelægninger som brolægninger i en 15 års periode.
Hvorledes forholder entreprenøren sig til, at asfaltarbejder og brolægningsarbejder udbydes samlet, og at kontrakten omfatter hele Odense By?
I forlængelse af ovenstående spørgsmål, kan det så forventes, at der er besparelser at hente ved at samle opgaverne som beskrevet, eller om der kunne opnås billigere tilbud samlet set, hvis man vælger at udbyde en eller flere af de ovenstående opgaver hver for sig?
Hvorledes forholder entreprenøren sig til den forventede kontraktperiode på 15 år i relation til udførelse og investeringer i hhv. asfaltarbejder og brolægningsarbejder?
Kompetencekrav
Entreprenøren skal have høj kompetence både i asfaltarbejder og i brolægningsarbejder samt i planlægning og styring af større belægningsarbejder.
Vurderer entreprenøren, at markedet vil kunne honorere dette krav alene gennem tilbud af egen organisation, eller må dette forventes, at kravet vil blive tilgodeset gennem brug af underleverandører med særlig faglig ekspertise på det ene eller andet felt eller gennem konsortiedannelser?
Forventer entreprenøren, at der ved et sådan udbud vil være flere aktører i markedet, der vil kunne honorere disse krav og dermed sikre et tilstrækkeligt konkurrencemoment? (entreprenøren forventes at begrunde sit svar med eksempler fra sin viden om markedet eller fra andre tilsvarende opgaver).
Konkurrenceform
Odense Kommune ønsker gennem kontrakten at få den bedst mulige kvalitet til en på forhånd fastsat årlig kontraktsum, som er styret af bevillingerne. Entreprenøren anmodes om at besvare følgende spørgsmål med inddragelse af sine overvejelser, herunder fordele, ulemper og udfordringer, set fra markedets side:
- Hvordan vil markedet forholde sig til en model som indebærer konkurrence i form af omvendt licitation på en funktionskontrakt generelt?
- Hvordan ser entreprenøren det mest fordelagtige kvalitetsmæssige og udførelsesmæssige samspil mellem asfaltbelægninger og brolægninger i det beskrevne udbud?
- Hvordan kan tilbudt kvalitet for belægninger bedst defineres i et kommende udbud – særskilt i forhold til asfalt- og brolægninger og generelt for den samlede udbudte ydelse?
- Hvordan sikres opretholdelse eller forbedring af belægningernes faktiske værdi og holdbarhed i kontraktperioden for såvel asfalt- som brolægninger?
Partneringelementer i kontrakten
Odense Kommune ønsker at anvende en funktionskontrakt med partneringelementer, herunder opgavevaretagelse baseret på åbenhed, fleksibilitet, og den rette kompetenceudnyttelse. Men det skal understreges, at det ikke må være på bekostning af, at der under hele forløbet leveres "value for money", og at Odense kommune skal kunne håndhæve sine forventninger.
Hvilke partneringelementer ser entreprenøren som de vigtigste i en kontrakt af den foreslåede beskaffenhed og længde, og hvordan ser entreprenøren generelt på inddragelse af en partneringmodel i et udbud som det påtænkte?
Hvilke håndtag, herunder partneringelementer kan finde anvendelse til håndtering af ændringer i kontraktperioden, herunder optioner, specifikke ændringsklausuler, åbne regnskaber mv.?
Hvorledes kan koordinering i forhold til andre arbejder, herunder andre ledningsejere, bedst varetages i det påtænkte udbud, og i hvor høj grad mener entreprenøren, at en sådan koordinering kan varetages gennem optioner og/eller ændringsklausuler frem for at lade leverandøren hæfte for koordinering og ændringer, der varsles i rimelig tid forinden?
Hvilke incitamenter kan indgå (og hvorledes) i en partneringmodel for den beskrevne ydelse, og hvordan sikres det, at ikke kun leverandøren, men også Odense Kommune, har gavn af incitamentsstrukturen?
Hvorledes mener entreprenøren, at Odense Kommunes bygherreorganisation i forhold til kontrakten bør være, set i forhold til kapacitet og kompetencer og med det mål at kunne opnå det bedste konstruktive samarbejde?
Risici i kontrakten
Hvorledes ser entreprenøren den fornuftige fordeling af risici i kontraktperioden, herunder risikoen ved de nedenfor anførte konkrete forhold, og hvordan kan kommunen - efter entreprenørens opfattelse – sørge for en for begge parter fornuftig regulering af disse konkrete forhold?
| a. |
|
Skader forvoldt af ”andre” – såsom skader der skyldes fejl på andre ledningsanlæg, påførte skader ved trafikuheld, byggeopgaver, snerydning mv.
|
| b. |
|
Indeksregulering af kontrakten. Hvorledes kan der samtidigt sikres at kommunens budgetramme ikke udhules og at entreprenøren sikres en prisregulering, der står rimeligt i forhold til udvikling i entreprenørens omkostninger.
|
| c. |
|
Usikkerhed omkring mængder af overskudsjord som skal bortskaffes ved rabatregulering. Ved ekstrabetaling har entreprenøren ikke incitament til at begrænse deponering.
|
| d. |
|
Øvrige belægninger, som f.eks. stikstier, stitilslutninger, buslommer, heller etc. som ikke er anført i strækningsregister eller på anden måde mængdesat? Kan disse rummes inden for en fastsat mængdemæssig variation?
|
Kontraktens øvrige omfang
Odense Kommune overvejer inddragelse af de nedenfor anførte ydelser. Entreprenøren bedes forholde sig til fordele, ulemper og udfordringer i kontraktgrundlaget ved inddragelse af følgende som funktionsbaseret vedligeholdelse:
| a. |
|
Ansvar for vejafvanding i forhold til rabatter og rendestensbrønde. Her tænkes på rabatprofilering i forhold til vandafledning og vedligeholdelse af rist og karm på rendestensbrønde.
|
| b. |
|
Nymarkering af kørebaner på de arealer, hvor entreprenøren udlægger asfalt.
|
| c. |
|
Genmarkering (Hvis kontrakten også omfatter genmarkering, hvad bør tilbudsgrundlaget i så fald indeholde af registreringer som grundlag for tilbudsgivning og efterfølgende overholdelse af funktionskrav i hele kontraktperioden?)
|
Kommunikation
Den vindende entreprenør vil efter indgåelsen af kontrakten have en rolle/ et ansvar i forhold til borgere og grundejere, ligesom der vil skulle være kommunikation mellem entreprenør og vejforvaltning samt kommunikation med andre interessenter (ledningsejere, driftsentreprenører mv.)
Hvordan kan dette samarbejde efter entreprenørens opfattelse foregå i dels den mere formaliserede form og i den praktiske anvendelse i hverdagen?
Hvilke forventninger har entreprenøren til /hvilke muligheder ser entreprenøren i sin etablering af en organisation, som primært vil have fokus på denne kontrakt?
Øvrige synspunkter
Giver den af Odense Kommune beskrevne model og den beskrevne udbudsform i øvrigt entreprenøren anledning til bemærkninger?
På møderne oplyste Odense Kommune - udover det som fremgår af annoncen i ted.europa.eu - i relation til ovennævnte spørgsmål følgende på flere af møderne:
Natur, Miljø og Trafik
By- og Kulturforvaltningen
Odense Slot, Nørregade 36 – 38, Indgang M
5000 Odense C
Tlf.: 66 13 13 72
Fax: 65 91 96 81
E-mail: nmt.bkf@odense.dk
